Personal Maps

Personal Maps

Als Agile Coach / Scrum Master wordt ik ingehuurd om mensen, teams, afdelingen en organisaties te helpen om steeds wendbaarder te worden. Wendbaar zijn betekent continu in staat zijn om met veranderingen om te gaan.

Vanuit het perspectief dat:

1. we niet weten wat er morgen of overmorgen zal gebeuren;
2. we wel weten dat er elke dag veranderingen zullen plaatsvinden;
3. vertrouwen in jezelf, vertrouwen in de mensen met wie je samenwerkt en vertrouwen in het algemeen dat je SAMEN! als team, afdeling of organisatie, de juiste dingen op het juiste moment goed zal doen;

IS DE BELANGRIJKSTE VRAAG: HOE BOUWEN WE VERTROUWEN OP?

Als Agile Coach / Scrum Master werkzaam voor grote bedrijven zoals banken, verzekeraars en overheidsorganisaties blijkt de vraag actueel te zijn van hoe vertrouwen te bouwen en hoe een beter wendbare organisatie te worden die maximale klantwaarde oplevert. Dit artikel gaat over hoe vertrouwen op te bouwen, vertrouwen is het fundament van wendbare organisaties.

Mijn ervaring tot nu toe heeft geleid tot de volgende aanpak:

1. Bewustwording creëren over het feit dat vertrouwen belangrijk is en dat vertrouwen alleen kan worden bereikt door elkaar beter te begrijpen door relaties op te bouwen.
2. Probeer vervolgens te begrijpen met wie je werkt en bedenk/bespreek wat de voorkeursgedragsstijl van mensen is en creëer transparantie over elkaars gedragsstijlen. Ik gebruik het DISC-model om mensen te helpen hun eigen gedragsstijl beter te begrijpen, zodat ze zich beter kunnen inleven in en contact kunnen maken met anderen.
3. Begrijp op basis van 2 wat de mate van frustratie is of kan zijn binnen een team rekening houdend met de 5 frustraties van teams samengevat door Patrick Lencioni waarbij het gebrek aan (voldoende) vertrouwen de basis is van frustraties van teams.
4. Houd regelmatig constructieve 1 op 1 meetings en constructieve team meetings waarbij communicatie niet gaat over meer praten maar over beter praten en beter luisteren.

Om bewustwording te creëren gebruik ik de Johari window. Er zijn 4 kwadranten in de Johari window.:

1. Wat je over jezelf weet EN wat anderen over jou weten. Dit kwadrant wordt de open arena genoemd. Je ziet jezelf bijvoorbeeld als competitief en uitgesproken en andere mensen zien jou ook zo.
2. Wat je over jezelf weet, maar wat anderen niet van jou weten. Bijvoorbeeld zaken als jouw financiële of privé-relatie situatie. Dit kwadrant wordt je  facade genoemd. Iedereen heeft dit tot op zekere hoogte.
3. Wat je niet van jezelf weet, maar wat anderen over je voelen, zien en horen, waar je je niet bewust van bent. Dit kwadrant wordt je blinde vlek genoemd. Iedereen heeft in meer of mindere mate een of meer blinde vlekken.
4. Wat je niet over jezelf weet en wat anderen ook niet over jou weten, is het kwadrant dat onbekend wordt genoemd . Wat ga je bijvoorbeeld doen, hoe gedraag je je als het kantoor letterlijk in brand staat? Begin je te huilen? Ga je rennen of spring je uit het gebouw? Breng je mensen naar buiten? Wat ga je doen? Niemand weet het.

Het idee achter de Johari window is om je open arena zo open als nodig te maken zodat er verbindingen en goede relaties tussen mensen kunnen gaan ontstaan. Als je niets van iemand weet, wordt het natuurlijk een uitdaging om die persoon te vertrouwen.

Om elkaar beter te leren kennen en elkaars open arena te verkennen zodat mensen betere vertrouwensrelaties kunnen ontwikkelen, heb ik de personal maps en story lines gebruikt bij het faciliteren van teams.

Je kunt hier meer lezen over personal maps en story lines.

De oefening is simpel:

1. Vraag een persoon om een ​​A3-papier te gebruiken en 2 assen te tekenen zoals je op de afbeelding kunt zien.
2. Vraag de persoon over welke periode hij of zij zou willen reflecteren in termen van zaken die hij of zij in die periode heeft meegemaakt en vraag om een ​​tijdslijn te tekenen met high’s (onderwerpen waar hij of zij erg trots op was of goed ging) en low’s (onderwerpen die uitdagend of niet zo spannend waren).
3. Vraag de persoon om in stilte na te denken over de hoogte- en dieptepunten en zijn/haar reislijn voor te bereiden die over van alles kan gaan: persoonlijk leven, werk, hobby’s etc.
4. Nadat iedereen in stilte zijn tijdslijn heeft voorbereid, vraag je de mensen één voor één om hun reflectie over hun persoonlijke tijdslijn te delen en een discussie te voeren over waarom de hoogtepunten hoog waren en waarom de dieptepunten laag waren voor die persoon. Hieruit worden waarden en kenmerken open en transparant die wel/niet belangrijk zijn voor die persoon en dit leidt tot meer begrip van elkaar en betere relaties en daardoor meer vertrouwen.

Deze oefening zal transparantie creëren onder de mensen, hun open arena zal meer worden geopend om sterkere relaties en vertrouwen op te bouwen. Tegelijkertijd zullen mensen elkaars voorkeursgedragsstijl en frustraties beter gaan begrijpen.

Kijkend naar de Scrum-waarden vergeleken met de 5 frustraties van teams van Patrick Lencioni, dan zie ik het volgende, frustratie binnen een team <–> Scrumwaarden:

1. Vertrouwen <–> Respect
2. Conflict <–> Openheid
3. Verbintenis <–> Verbintenis
4. Verantwoordelijkheid <–> Moed
5. Resultaat <–> Focus

Wat ik heb geleerd  is dat mensen in het begin wat terughoudend zijn om dingen van hun tijdslijn of personal map te delen, maar direct nadat iemand onderwerpen begint te delen, beginnen mensen automatisch beter contact te maken met elkaar en worden relaties onmiddellijk sterker. Dit resulteert in minder conflicten en een betere samenwerking.

Ik heb ook geleerd  dat het creëren van een veilige omgeving belangrijk is voor mensen om persoonlijke dingen te delen om zo elkaar beter te leren kennen, vertrouwen op te bouwen en samenwerking te stimuleren.

Ik heb nog nooit iemand meegemaakt die niet bereid  was een personal map of tijdslijn met een groep te delen, integendeel, mensen hebben het altijd zeer op prijs gesteld om andere mensen beter te leren kennen door middel van dergelijke activiteiten.

Veel plezier met het bespreken van personal maps en het opbouwen van betere relaties!