Meddlers Game & Team Competence Matrix
“DE MEDDLERS GAME IS BEDOELD OM DE ORGANISATIESTRUCTUUR EN HET ONTWERP TE GAMIFICEREN. IN DIT GEVAL HEB IK HET SPEL IN COMBINATIE MET DE TEAM COMPETENCE MATRIX GEBRUIKT OM EEN AFDELING TE HERORGANISEREN.”
Ik heb 2 jaar als Agile Coach / Scrum Master gewerkt voor een grote bank in Nederland. In deze periode heb ik samen met collega Scrum Masters kwartaalevaluatiesessies gefaciliteerd.
Samen met het afdelingshoofd en andere collega’s (Scrum Masters en Product Owners) heb ik een kwartaalsessie voorbereid: een retrospective over het afgelopen kwartaaal én een futurespective over het komende kwartaal om meer focus en optimalisatie van klantwaarde ontwikkelen te organiseren.
De afdeling was op dat moment in onzekerheid vanwege het gebrek aan focus door het ontbreken van een duidelijke afdelingsvisie, productvisie & bijbehorende roadmaps (lees meer over de Vision Onion om agility te boosten). Tijdens het voorbereiden ben ik op het volgende idee gekomen.
- Als Scrum Masters vroegen we wat het ervaringsniveau was van elke professional en vroegen we mensen een vragenlijst in te vullen. Dit is gedaan als voorbereiding voor de start van de kwartaalsessie.
- Ik heb de Product Owners gevraagd en gefaciliteerd om met een visie en roadmap voor hun product(en) te komen.
- Ik heb het afdelingshoofd gevraagd en gefaciliteerd om in nauw overleg met de Product Owners en Scrum Masters te komen tot een afdelingsopzet met betrekking tot het aantal en type feature/support teams en het opstellen van een Team Competence Matrix per team.
- Ik heb het afdelingshoofd, verantwoordelijk voor people management en people development, gevraagd rekening te houden met het antwoord op vraag 3 en na te denken over wie hij in welk team zou willen hebben.
“MANAGEMENT 3.0 ONDERSCHEIDT 5 BOUWSTENEN VOOR TEAM COMPETENCE. DEZE BOUWSTENEN ZOUDEN ALLEMAAL IN ELK TEAM AANWEZIG MOETEN ZIJN, ZODAT EEN TEAM COMPETENT GENOEG IS OM MAXIMALE KLANTWAARDE TE ONTWIKKELEN.”
In nauw overleg met de Product Owners kwam het afdelingshoofd (tijdens de voorbereiding) tot de conclusie dat het verstandig was om 6 teams te hebben, 2 teams per Product Owner.
Tijdens deze kwartaalsessie die een hele dag duurde, hebben we eerst geluisterd naar het afdelingshoofd die zijn visie en roadmap voor de afdeling deelde. Daarna hebben we geluisterd naar de visie en roadmap van elke Product Owner voor zijn product(en).
Ik heb de Meddlers game en de Team Competence Matrix gebruikt om de hele afdeling te herorganiseren.
- Ik heb iedereen gevraagd een kartonnen “gezicht” te kiezen dat hen het meest vertegenwoordigt, hun naam erop te schrijven en het op één van de 6 teams (kartonplaten) te plaatsen waarvan zij dachten dat dat team het meest energie zou geven om in te werken, rekening houdend met twee dingen : 1.de visies & roadmaps van de verschillende Product Owners en 2. de Team Competentie Matrix van het team waarin ze wilden werken.
- Nadat iedereen had besloten in welk team ze zouden willen werken, vroeg ik alle nieuw gevormde teams om hun bijbehorende teamcompetentiematrix te bekijken en te beslissen of ze iemand van een ander team nodig hadden om zich bij hun team aan te sluiten om een competenter en diverser team te worden.
Na op deze manier de Meddlers game te hebben gespeeld en vruchtbare discussies te hebben gehad over wie in welk team zou moeten zitten, kwam de afdeling zelf met een nieuwe en evenwichtige afdelingsopstelling met 6 teams.
Het was erg leuk om te zien dat mensen open minded waren, niet in “silo’s” dachten en van het ene team naar het andere overstapten om gezamenlijk alle beschikbare kennis en ervaring te optimaliseren om zo te voldoen aan de gewenste competenties die volgens de geldende Team Competence Matrix noodzakelijk werden geacht om maximale klantwaarde op te leveren. De discussies hadden ertoe geleid dat we meer als één familie waren gaan werken om maximale klantwaarde op te leveren, op basis van de verschillende productvisies en roadmaps.
Nadat de afdeling zelf een indeling was overeengekomen op basis van de kaders die door het afdelingshoofd waren meegegeven, heb ik het afdelingshoofd gevraagd om zijn afdelingsdroomopstelling met iedereen te delen. Hieruit is gebleken dat er kleine verschillen waren tussen wat het afdelingshoofd had bedacht als zijn afdelingsdroomopstelling en wat de afdeling zelf had bedacht dat hun droomopstelling was.
Het was een geweldige ervaring en het resultaat was dat iedereen een energievolle sessie had waarin veel antwoorden werden gegeven op waarom-, wat- en hoe vragen, waardoor de afdeling wendbaarder is geworden richting de toekomst.
Bij een volgende keer zal ik aan het begin van een opdracht nog beter faciliteren, coachen en begeleiden om bewustwording te creëren over het nut en de noodzaak van een goede missie, visie en strategie van het bedrijf. Wat ik heb ervaren is dat mensen meer betrokken en gemotiveerder zijn als 1. deze zaken duidelijk zijn of 2. in ieder geval als wordt gevraagd wat hun mening is over de missie, visie en strategie van het bedrijf. Het helpt ook enorm om de betrokkenheid en het werken met OKR’S te vergroten.
Veel plezier met het spelen en bespreken van de Meddlers game en de Team Competence Matrix!
